Proceso de Auditoría del Sistema de Prevención de Riesgos Laborales
1. Oferta
Una vez que la empresa esté interesada en solicitar los servicios de Neo Preventio, se llevarán a cabo los contactos necesarios para cumplimentar el cuestionario inicial y así poder elaborar y presentar una oferta acorde con las características de la propia empresa en la que se reflejen el alcance de la auditoría y el importe de la misma.
2. Solicitud de la auditoría
Cuando se recibe la solicitud por escrito, de aceptación de los servicios de Neo Preventio, comienza la fase «Preauditoría» donde se le comunica e informa al cliente de la documentación básica del sistema de prevención que debe aportar para su revisión en las oficinas de Neo Preventio.
3. Plan de auditoría
Realizada la revisión de la documentación básica, el equipo auditor acuerda con el cliente un calendario para llevar a cabo la auditoría, así como los posibles interlocutores de la empresa y le informa por escrito de la composición del equipo auditor, documentación y registros de los que tiene que disponer en la auditoría de campo.
4. Realización de la auditoría de campo
Reunión inicial
La auditoría se inicia con una reunión de apertura con la Dirección del cliente para presentar al equipo auditor y los interlocutores nombrados por la Dirección de la empresa. Una vez hechas las presentaciones se explica el proceso y metodología de la auditoría y se confirma el calendario a seguir.
Trabajo de campo
La auditoría se desarrollará según el calendario acordado, realizándose una visita a las instalaciones, analizando y valorando las evidencias objetivas reflejadas en los documentos y los registros de prevención, así como en las entrevistas realizadas a lo largo de la auditoría con el personal de la empresa, a fin de comprobar el cumplimiento e implantación de los procedimientos establecidos por el cliente y de los requisitos del sistema de prevención definidos por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y el Reglamento de los Servicios de Prevención.
Durante la auditoría el equipo auditor podrá introducir, con el acuerdo del cliente, cambios en la programación de la auditoría y por tanto modificar el plan de auditoría, si es necesario para asegurar la óptima consecución de los objetivos.
Las No Conformidades que pudieran detectarse durante Auditoría serán comunicadas al cliente y calificadas por el equipo auditor en Mayores, Menores u Observaciones, abriéndose para cada una de ellas, un Informe de No Conformidades.
Reunión final
Al finalizar la auditoría, y antes de presentar el informe de la misma, se realizará una reunión del equipo auditor con la Dirección del cliente en la cual se expondrán y comentarán los aspectos tanto positivos como negativos, destacando los Informes de No Conformidades abiertos durante la auditoría y el sistema al cual puede acogerse el cliente para proceder a su corrección y cierre.
Se expondrá también en esta reunión la conclusión provisional del equipo auditor sobre la adecuación del sistema de prevención de la empresa a los requisitos establecidos por la legislación vigente en materia de prevención de riesgos laborales.
5. Postauditoría
Informe de auditoría
Terminada la auditoría, y con la mayor brevedad posible, se elabora el informe de auditoría que se remite al cliente, salvo causa justificada, en un plazo no superior a 30 días hábiles a partir de la finalización de la auditoría. El informe reflejará, como resultado de nuestro trabajo, las no conformidades y observaciones detectadas a no ser que éstas hubieran sido cerradas durante el proceso de auditoría y antes de la fecha de emisión del mismo.
Las no conformidades se tratan en el informe de la auditoría como una salvedad al cumplimiento de los requisitos establecidos por la legislación y, dependiendo del grado y número de ellas, pueden dar lugar a una opinión favorable, favorable con salvedades o adversa sobre la adecuación del sistema de prevención de la empresa.
Sistema de corrección y cierre de no conformidades
Si durante la auditoría se han abierto informes de no conformidades, los clientes que lo deseen pueden solicitar acogerse al sistema de corrección y cierre de desviaciones de Neo Preventio, que supone lo siguiente:
- El cliente debe contestar al informe de desviaciones con una propuesta de medida correctora a implantar, que debe ser aceptada por el equipo auditor, con la fecha prevista de implantación. Realizada la medida correctora, el auditor evaluará si está implantada a través de la auditoría extraordinaria de verificación.
- Se adjuntará al informe inicial de auditoría el informe de desviación reflejando dicha circunstancia.
Auditoría extraordinaria de verificación
La auditoría extraordinaria de verificación se realiza como si de una auditoría normal se tratara, salvo que no es necesario realizar la reunión de apertura y su alcance se restringe al cierre de los informes de desviación abiertos en la auditoría anterior.
Confidencialidad
Se mantendrá absoluta reserva respecto a toda la información propiedad del cliente y la originada en la auditoría durante todo el proceso de la misma.
Asimismo, los componentes del equipo auditor se comprometen a ser honestos tanto con el cliente como con los objetivos de la auditoría, manteniendo en todo momento la imparcialidad y objetividad requerida y exigida por el artículo 32.2 del R.D. 39/97, de 17 de enero de 1997, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.